OKTAL

SA OKTAL, ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels

L’employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel, la SA OKTAL, doit rembourser aux salariés les frais exposés pour leur activité professionnelle sauf paiement d’un forfait prévu contractuellement..

De plus, il convient de rappeler que le fait que le salarié n’ait formulé aucune réclamation pendant la relation de travail, ne lui interdit pas de saisir postérieurement à son départ la juridiction prud’homale pour faire valoir ses droits.

SA OKTAL
avis
Ingénieur études et développement

SA OKTAL avis : Ingénieur études et développement

Vincent Z a été engagé par la SA OKTAL qui a pour activité la conception, la fabrication de simulateurs à des fions de recherche et de développement, d’ingénierie et de formation dans les domaines de l’automobile, aéronautique/espace et ferroviaire, suivant contrat à durée déterminée du 15 mai 2006 à effet du 17 juillet 2006 sur 12 mois pour accroissement temporaire d’activité en qualité d’ingénieur-études et développement position 1.2, coefficient 100.

Le 17 juillet 2007, la relation contractuelle s’est poursuivie à durée indéterminée aux mêmes conditions sauf la rémunération, la convention collective applicable étant celle nationale des bureaux d’études et cabinet d’ingénieurs comme celle dite Syntec.

A compter du 31 mars 2008, le salarié a bénéficié de la classification position 2.11 coefficient 115 statut cadre et dans le dernier état de la relation contractuelle, son salaire mensuel brut s’est élevé à 2784,71 euros.

Le 12 décembre 2008, le salarié a adressé à l’employeur sa démission avec un préavis de trois mois donc à effet du 27 mars 2009, rupture qui ne fait l’objet d’aucune contestation.

SA OKTAL
Prud’hommes

Action aux prud’hommes contre SA OKTAL

Par jugement en date du 25 septembre 2012, le conseil de prud’hommes, section encadrement a:

-condamné SA OKTAL à payer au salarié:

  • 5.026,25 € à titre de régularisations sur le remboursement des frais professionnels du mois d’octobre 2006 à février 2009,
  • 500,00 € au titre de l’article 700 du code de procédure civile,

-débouté le salarié de ses autres demandes et l’employeur de sa demande reconventionnelle,

– condamné l’employeur aux dépens.

La SA OKTAL a interjeté régulièrement appel partiel de ce jugement sur les condamnations prononcées à son encontre.

SA OKTAL
Condamnée
Motifs de la décision

Sur la demande au titre des frais de déplacement :

En premier lieu, il convient de rappeler que le fait que le salarié n’ait formulé aucune réclamation pendant la relation de travail, ne lui interdit pas de saisir postérieurement à son départ la juridiction prud’homale pour faire valoir ses droits.

En droit, l’employeur doit rembourser aux salariés les frais exposés pour leur activité professionnelle sauf paiement d’un forfait prévu contractuellement. L’employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel.

En l’espèce, la note de service concernant les frais de déplacement du 2 mai 2007 applicable rétroactivement à partir du 1er avril 2007 prévoit :

« Pour les déplacement pour le site client:

Pour les missions dites « permanentes », faisant l’objet d’un ordre d’affectation, les déplacements sont remboursés sous la forme d’une indemnité forfaitaire journalière fixe correspondant au barème établi en fonction de la puissance du véhicule (cf annexe 1). Cette indemnité forfaitaire journalière inclut l’ensemble des frais de transport (quelque soit le trajet choisi). Cette indemnité est applicable uniquement pour les jours travaillés, intègre les frais de transport et la contrainte associée à un autre lieu de travail, son montant est défini selon le lieu de la mission dans l’annexe 1 ‘indemnisation forfaitaire ».

L’annexe 1 « indemnisation forfaitaire journalière » mentionne pour les sites d’Istres (client Dassault Aviation et CEV) 5CV 35 euros et ;

L’annexe 2 : « distances déplacements réguliers’ » Dassault /CEV Istres 140 km aller-retour.

Le salarié qui revendique un solde dû à ce titre produit au débat :

  • un décompte d’octobre 2006 à février 2009 mentionnant par année le nombre de kilomètre AR Istres avec la formule appliquant le barème fiscal et le montant des frais remboursés ainsi que le delta entre les deux sommes, soit au total une différence de 5026,25 euros,
  • les notes de frais pour l’ensemble de la période sus visée,
  • la justification des appels concernant les autres salariés ayant fait une même action et ayant vu leurs demandes rejetées.

L’employeur verse au débat:

  • la pièce n°1 qu’il intitule ‘reçu de solde de tout compte‘ mais est ainsi libellé sous forme de lettre du 8 janvier 2009 ‘ objet : votre démission. « Nous avons bien reçu votre lettre de démission en date du 12 décembre dernier. Pour faire suite à notre entretien avec M Pascal Couchat et d’un commun accord entre vous et oktal, nous vous confirmons que votre préavis dont la durée légale est de trois mois est prolongé de 6 jours. Vous cesserez donc vos fonctions le 27 mars 2009 au soir et recevrez votre solde de tout compte avec la paye du mois de mars 2008. Nous vous demandons de bien vouloir accuser réception sur les termes de la présente en signant ci-dessous », cette lettre comportant la signature du salarié, les notes de service sur l’indemnisation des déplacements,
  • les notes de frais de janvier et février 2009 du salarié,
  • les 4 jugements de départage du 6 février 2004 ayant rejeté les demandes au titre des frais de déplacement de messieurs Vela, Bonneville, Aubry, Duboys,
  • la circulaire DSS/SDFSS/5Bn°2005-389 du 19 août 2005 relative à la publication des quatre questions réponses concernant la mise en oeuvre de la réforme et de la réglementation des avantages en nature et des frais professionnels introduit par les arrêtés des 10 et 20 décembre 2002 modifiés et la circulaire du 7 janvier 2003 modifiée.

En l’état, le jugement déféré qui a fait droit à la demande du salarié doit être confirmé.

En effet, le moyen soulevé en appel par l’employeur sur le fondement de l’article L1234-20 alinéa 2 du code du travail dans sa rédaction issue de la loi du 25 juin 2008 doit être rejeté dans la mesure où l’employeur ne produit pas le solde de tout compte qui a été remis au salarié et ne permet pas à la cour de vérifier l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail et qui doivent figurer sur le dit reçu de sorte qu’aucun effet libératoire en ce qui concerne les frais de déplacement ne peut être retenu. Il doit être ajouté que la pièce 1 ci dessus visée fournie par l’employeur ne peut valoir reçu de solde de tout compte malgré cette qualification donnée par l’employeur.

D’autre part, il doit être relevé qu’ il n’y a pas eu contractualisation entre les parties des frais de déplacements de sorte que le salarié est en droit de contester la prise en charge opérée selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur.

En outre, il s’avère que l’employeur ne justifie pas avoir mis à la disposition du salarié un véhicule de location. De même, il n’apporte aucun élément permettant de considérer que le remboursement des frais qu’il a mis en place unilatéralement couvrait les frais réels.

Il ne peut être certes contesté que l’exonération des cotisations pour déplacement professionnels est faite sur le barème fiscal des indemnités kilométriques.

Mais, en l’absence de contractualisation du remboursement de tels frais, il n’est pas interdit au salarié de se référer à ce barème fiscal lequel laisse présumer que le remboursement opéré par l’employeur qui est en deçà de ce barème ne permet pas de couvrir les frais réellement engagés.

Faute pour l’employeur de renverser cette présomption en établissant que les conditions de prise en charge couvrent les frais réels, il convient d’accueillir la demande du salarié à hauteur de ce qui est demandé par le salarié et qui a été retenu par les premiers juges, chiffrage qui n’a fait l’objet d’aucune observation.

Sur la demande concernant le non- respect de l’accord d’entreprise du 25 octobre 2001 sur la réduction du temps de travail :

En droit, le forfait jours doit être prévu par un accord collectif dont les stipulations garantissent le respect des durées maximales de travail ainsi que les temps de repos. Le défaut d’exécution par l’employeur de cet accord prive d’effet le forfait jours.

En l’espèce, il est constant que le contrat de travail liant les parties a prévu dès le 17 juillet 2006 que ‘ la durée du travail était fixée à 216 jours ouvrés par année de référence complète selon l’accord collectif d’entreprise ‘Aménagement et Réduction du temps de travail’ du 25 octobre 2001 et la législation sociale (journée de solidarité)’.

L’article 2.4.6 relatifs aux modalités de suivi de l’accord susvisé dispose:

« Le décompte mensuel, de même que le cumul du nombre de jours travaillés feront l’objet d’une information du collaborateur mentionné sur son bulletin de paie.

Chaque collaborateur devra mensuellement communiquer à sa direction un bilan mensuel de ses jours ou heures effectivement travaillés.

À l’occasion d’un entretien individuel annuel des parties au contrat de travail les parties au contrat de travail apprécieront au vu de ce bilan d’application, la charge de travail du collaborateur et les éventuelles mesures organisationnelle à prendre pour éviter toute amplitude journalière de travail excessive.

Le caractère excessif de cette amplitude journalière de travail est à apprécier individuellement selon les fonctions, les responsabilités et les modalités d’organisation du temps de travail arrêtées par le collaborateur».

Le salarié qui argue du non respect de cet accord par l’employeur produit au débat:

  • l’accord collectif ‘Aménagement et Réduction du temps de travail’ du 25 octobre 2001,
  • les bulletins de salaire,
  • le document de formation à la saisie des heures travaillées qui indique que la saisie doit respecter ‘une répartition horaire conforme’,
  • l’attestation en date du 1er septembre 2009 de Marc M chef de projet lequel déclare « qu’à partir de 2006, la saisie des heures travaillées à Oktal a été réalisé mensuellement via le logiciel Gestaff, ce logiciel est posé de saisir 37 heures par semaine, indépendamment des heures effectivement réalisées. À ma connaissance, Oktal mettait aucun moyen à disposition des salariés pour leur permettre d’indiquer les heures de travail effectivement réalisés. En tant que salarié d’Oktal, je n’ai jamais évoqué avec ma hiérarchie ma charge horaire de travail lors d’un entretien individuel ni d’éventuelles mesures pour éviter une charge de travail journalière excessive. Ce sujet n’était pas évoqué par les salariés d’Oktal avec leur hiérarchie au cours d’entretiens individuels’,
  • une note interne établi le 16 février 2006 laquelle précise:

Question: Peut-on saisir 10 heures un jour et cinq heures le lendemain et puis je saisir plus d’heures que le total prévu initial à savoir 37 heures par semaine’ Réponse: Oktal n’autorise pas la saisie de plus d’heures attendues pour une journée,

Question: Puis je saisir plus d’heures que le total prévu initialement ‘ Réponse: cela n’est pas n’est pas autorisé par Oktal, si le salarié le fait quand même, Gestaff ne le rejettera pas à l’enregistrement, par contre le salarié ne pourra pas valider le relevé,

-le compte rendu de la réunion de la délégation du personnel du 30 janvier 2006 que mentionne au chapitre nouvel outil Gestaff pour la gestion des relevés d’imputation : « voici les points qui nous posent problèmes: saisie limitée à 37 heures par semaine comment gérer les semaines surchargées impossibilité pour les mi-temps ( 4/5 3/5 ) de faire une semaine de cinq jours ce qui arrive relativement souvent; réponse: la direction doit mener un action pour résoudre ces cas de figures. »,

-une fiche vierge d’entretien annuel.

Pour sa part, l’employeur verse au débat:

– les fiches concernant le bilan professionnel, le bilan formation et l’entretien annuel au 21 décembre 2006 concernant Vincent F.

-deux mails, un accordant une journée de congé exceptionnel le 7 janvier pour force majeure (neige) et l’autre où le salarié demande de réserver le mardi 25 et le mercredi 26 novembre 2008 à 18h (si les chefs sont OK) pour présentation officielle de sa fille Maïa.

En l’état de l’ensemble de ces pièces, il apparaît que le salarié apporte des éléments permettant d’étayer sa demande, notamment :

-d’une part, sur l’inefficacité du système mise à la disposition des salariés soumis au forfait jours pour décompter les heures travaillées,

-d’autre part sur le fait que la fiche de bilan et entretien annuel ne fait mention d’aucune rubrique sur la charge de travail et qu’il n’est jamais procédé annuellement à une évaluation de la charge de travail et de l’amplitude journalière de travail.

Par contre, l’employeur ne fournit aucun élément permettant de combattre utilement les pièces fournies par le salarié.

S’il est exact que les bulletins de salaire mentionnent le nombre de jours travaillés dans le mois et les jours restant par rapport au forfait, il n’est pas justifié par la moindre pièce du respect des exigences de l’accord d’entreprise quant au respect du bilan des jours ou heures, bilan que doit produire mensuellement le salarié dont les modalités de mise en place relève du pouvoir de l’employeur, ni quant à la réalité du contrôle annuel qui doit être effectuée sur la charge de travail et l’amplitude journalière, plus spécifiquement l’employeur n’établit pas que les difficultés soulevées par la mise en place du logiciel Gestaff ont été solutionnées et ont permis le relevé mensuel des toutes les heures journalières travaillées, ni que pour l’entretien annuel , il ait été donné des consignes précises sur l’évaluation de la charge de travail par rapport à l’amplitude journalière aux fins de respecter la durée maximale de travail et de repos, journaliers et hebdomadaires.

Dans ces conditions, le non respect de l’accord d’entreprise du 25 octobre 2001 est démontré de sorte qu’il convient de faire droit sur le principe à la demande du salarié mais de lui allouer une indemnité de 2.000,00 € faute de plus ample justificatif sur l’ampleur de son préjudice.

Sur les demandes annexes :

Les intérêts au taux légal avec capitalisation sur le fondement de l’article 1154 du code civil sur les sommes sus visées seront dus dans les conditions précisées au dispositif.

Il y a lieu de faire application de l’article 700 du code de procédure civile et d’allouer à ce titre au salarié une indemnité complémentaire de 1.000,00 € pour la procédure d’appel, celle octroyée par les premiers juges sera confirmée.

L’employeur qui succombe ne peut bénéficier de cet article et doit être tenu aux dépens.

SA OKTAL
Condamnée
Décision de la cour d’appel

SA OKTAL condamnée : Décision de la cour d’appel

PAR CES MOTIFS

LA COUR

Confirme le jugement déféré sauf en ce qu’il a rejeté la demande sur le non-respect de l’accord d’entreprise du 25 octobre 2001,

Statuant à nouveau sur le point réformé et y ajoutant,

Condamne la SA OKTAL à payer à Vincent Z en sus des indemnités confirmées les sommes suivantes:

  • 2.000,00 € à titre de dommages et intérêts pour non-respect de l’accord d’entreprise du 25 octobre 2001,
  • 1.000,00 € à titre d’indemnité sur le fondement de l’article 700 du code de procédure civile,

Dit que les intérêts au taux légal avec capitalisation en application de l’article 1154 du code civil sont dus sur la créance au titre du solde des frais de déplacements à compter du 25 septembre 2012 date du jugement, et à compter du présent arrêt pour les autres sommes,

Condamne la SA OKTAL aux dépens d’appel.

Avocat droit du travail

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