Frais Professionnels

Frais professionnels, voiture, télé-travail, hébergement, obligation de prise en charge

Frais professionnels, de quoi il s’agit ?

L’obligation de prise en charge concerne les frais qui sont exposés dans les besoins de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur.

Frais professionnels : Utilisation du véhicule personnel

Cette question a été tranchée par la justice : Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, l’employeur est tenu de lui rembourser les frais exposés. (Soc. 25 février 1998 Sarl France acheminement c/ Robert).

Frais professionnels : Utilisation du domicile du salarié

L’occupation, à la demande de l’employeur, du domicile du salarié à des fins professionnelles constitue une immixtion dans la vie privée de celui-ci et n’entre pas dans l’économie générale du contrat de travail. Si le salarié, qui n’est tenu ni d’accepter de travailler à son domicile ni d’y installer ses dossiers et ses instruments de travail, accède à la demande de son employeur, ce dernier doit l’indemniser de cette sujétion particulière ainsi que des frais engendrés par l’occupation à titre professionnel du domicile.

Cass. Soc. 7 Avril 2010 Assibat c/ Sté Nestlé waters marketing et distribution
Cass. Soc. 30 Juin 1999 n°97-40.889 Sté Ameq c/ Perrin

Face aux frais de transport pour déplacement professionnel, l’employeur peut prendre en charge ces frais soit par un remboursement des frais réellement exposés soit par des allocations forfaitaires.

Article 50 de la Convention collective nationale Syntec

Les frais de déplacement en France sont régis par l’article 50 de Convention collective nationale Syntec qui dispose :

Alinéa 1 : « Les déplacements hors du lieu de travail habituel nécessités par le service ne doivent pas être pour le salarié l’occasion d’une charge supplémentaire ou d’une diminution de salaire »

Alinéa 2 « L’importance des frais dépend du lieu où s’effectuent les déplacements, ils ne sauraient être fixés d’une façon uniforme »

« Ils seront remboursés de manière à couvrir les frais d’hôtel et de restaurant du salarié. Ils pourront faire l’objet d’un forfait préalablement au départ, soit par accord particulier, soit par règlement spécifique »

Interprétant l’article 50 de la convention collective Syntec, la Cour de cassation considère que « manque aux obligations fixées par les articles 50 et 51 de la convention collective, un employeur qui refuse d’établir un ordre de mission et de rembourser les frais de déplacement d’un salarié envoyé chez un client, alors même que cette possibilité est prévue dans le contrat de travail et que l’entreprise du client se situe à 10 km du lieu de travail, le travail dans les locaux du client devant être considéré comme des déplacements hors du lieu de travail habituel au sens de la convention collective. » 16 15 MAJ juillet 2010

Article 60 de la Convention collective nationale Syntec

« Lorsque le salarié utilise pour les besoins du service un véhicule automobile, une motocyclette ou un cyclomoteur, les frais occasionnés sont à la charge de l’employeur, à condition qu’un accord écrit ait précédé cette utilisation. Cet accord peut être permanent »

« Le remboursement de ces frais tiendra compte de l’amortissement du véhicule, des frais de garage, de réparations et d’entretien des frais d’assurances et, éventuellement, des impôts et taxes sur le véhicule ».

Cette disposition conventionnelle est à rapprocher d’un arrêt concernant l’utilisation du véhicule personnel au terme duquel la Cour de cassation considère « qu’en l’absence de disposition contractuelle ou conventionnelle relative à la prise en charge des frais professionnels, le juge, après avoir relevé que le remboursement des frais de déplacement du salarié avait été fixé à un montant inférieur à leur cout réel, a estimé le montant de la provision sur complément de remboursement d’indemnités kilométriques dues par ce dernier. »

Remboursement ?

Se faire rembourser les frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels peut s’effectuer sous 2 formes :

  • allocations forfaitaires,
  • remboursement des dépenses réelles.

Concernant les remboursements par allocations forfaitaires :

Lorsque l’entreprise verse une indemnité, celle ci est réputée utilisée conformément à son objet à concurrence des limites d’exonération légales pour certains frais.

Pour le remboursement des frais réellement exposés :

Il n’entre pas dans l’assiette des cotisations sociales si l’employeur prouve que le salarié a été ou est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions et s’il produit les justificatifs de ces frais

Par principe, l’employeur a le libre choix de choisir les modalités de remboursement. Cependant, cinq situations sont obligatoirement soumises au remboursement des frais réellement exposés :

  • Les frais liés au télétravail
  • Les frais liés aux nouvelles technologies de l’information et de la communication
  • Les indemnités compensant les frais de déménagement exposés dans le cadre de la mobilité professionnelle
  • Les indemnités compensant les frais exposés par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger et qui continuent de relever du régime général de sécurité sociale
  • Les indemnités compensant les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle vers les DOM
  • De même, certaines situations sont obligatoirement soumises au remboursement par allocations forfaitaires qui concernent principalement les indemnités :
  • De repas au restaurant quand le salarié est en déplacement professionnel et qu’il ne peut regagner sa résidence
  • De restauration sur le lieu de travail
  • De repas hors des locaux de l’entreprise
  • Kilométriques si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel
  • Forfaitaires de grands déplacement en métropole, dans les DOM et à l’étranger
  • Destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle dans l’attente d’un logement définitif
  • Destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement dans le cadre de la mobilité professionnelle.

Repas ?

Frais professionnels : Repas hors du lieu de travail

Lors de déplacements professionnels : le salarié peut ne pas avoir la possibilité de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail.

Le remboursement des frais par l’employeur n’est pas considéré comme un avantage en nature.

L’indemnité de repas au restaurant :

– dans la limite de 16,80 euros (2010) s’il est démontré que le salarié doit prendre un repas au restaurant

– dans le cas où la dépense excède le montant de 16.80 euros : le salarié devra prouver le montant réel de la dépense.

Déplacement ?

Déplacements et frais professionnels

Véhicule personnel utilisé à des fins professionnelles

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, l’employeur peut le rembourser des frais réellement exposés sur la base de justificatif ou lui verser une indemnité kilométrique afin de le rembourser de ses frais.

Petit déplacement

Il y a petit déplacement si le salarié est empêché de regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel et qu’il est contraint de prendre ses repas hors des locaux de l’entreprise.

Le grand déplacement en métropole

Il y a grand déplacement si le salarié accomplit une mission professionnelle l’empêchant de regagner chaque jour son lieu de résidence et qui, de ce fait, l’oblige à engager des dépenses supplémentaires de nourriture ou de logement.

La situation d’empêchement est présumée quand la distance entre le lieu de résidence du salarié et le lieu de déplacement :

– sera au moins égale à 50 kilomètres

– et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30.

Cependant, si les conditions ci-dessus énoncées ne sont pas remplies, l’employeur conserve la possibilité de démontrer que les circonstances de fait ont empêché le salarié de regagner son domicile en fin de journée, de sorte que l’intéressé doit être considéré comme étant en grand déplacement.

Concernant l’indemnisation des salariés, l’arrêté en date du 20 décembre 2002 énonce que lorsque le salarié est empêché de regagner son domicile du fait de ses conditions de travail, l’employeur peut prendre en charge les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement exposées.

Dans l’hypothèse d’un déplacement continu ou non de 3 mois au plus en métropole, le salarié pourra bénéficier d’une indemnisation de repas à hauteur de 16.80 euros ainsi que d’une prise en charge dans la limite forfaitaire pour le logement et le petit déjeuner. Des aménagements sont prévus pour tenir compte des déplacements d’une durée supérieure à 3 mois en métropole (abattement de la limite forfaitaire).

 ASSYSTEM ENGINEERING
Indemnités de déplacement

Indemnités de déplacement chez ASSYSTEM ENGINEERING

Coordonateur d’études chez ASSYSTEM ENGINEERING

Le salarié a démissionné et a engagé une action aux prud’hommes contre son employeur, pour obtenir le paiement d’indemnités de grands déplacements et d’heures supplémentaires. Le salarié fait valoir en substance :

  • qu’ayant effectué des missions sur des sites situés à plus de 50 kilomètres de son domicile et impliquant un déplacement supérieur à 1h30 en transport en commun, il aurait dû bénéficier de l’indemnisation dite de « grands déplacements »
  • que le refus de l’employeur de lui faire bénéficier de cette indemnisation l’a contraint à rentrer à son domicile chaque soir
  • que la convention de forfait en jours est nulle dans la mesure où l’accord de branche du 22 juin garantir le respect de l’amplitude et de la charge de travail et où l’appelant n’a pas bénéficié d’entretien annuel

La cour d’appel a condamné Assystem Engineering à payer au salarié les sommes suivantes :

  • 53.369,49 € au titre des indemnités de déplacement, outre intérêts au taux légal à compter du 27 décembre 2012
  • 6.000,00 € à titre de dommages et intérêts en réparation du préjudice occasionné par l’irrégularité de la convention de forfait en jours
  •  1.500,00 € sur le fondement de l’article 700 du code de procédure civile

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OKTAL
Frais professionnels

Remboursement de frais professionnels chez OKTAL

Ingénieur études et développement

La note de service concernant les frais de déplacement  prévoit :

« Pour les déplacement pour le site client:

Pour les missions dites « permanentes », faisant l’objet d’un ordre d’affectation, les déplacements sont remboursés sous la forme d’une indemnité forfaitaire journalière fixe correspondant au barème établi en fonction de la puissance du véhicule (cf annexe 1). Cette indemnité forfaitaire journalière inclut l’ensemble des frais de transport (quelque soit le trajet choisi). Cette indemnité est applicable uniquement pour les jours travaillés, intègre les frais de transport et la contrainte associée à un autre lieu de travail, son montant est défini selon le lieu de la mission dans l’annexe 1 ‘indemnisation forfaitaire ».

Le salarié a démissionné et a engagé des poursuite contre son ancien employeur, et il a obtenu  :

  • 5.026,25 € à titre de régularisations sur le remboursement des frais professionnels

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AS TECHNOLOGIES
Frais professionnels

Remboursement de frais professionnels chez AS TECHNOLOGIES

Directeur commercial chez AS TECHNOLOGIES

Les salariés ont droit au remboursement des charges de caractère spécial inhérentes à l’emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions. le salarié sollicite que lui soient remboursés les frais professionnels du mois de novembre 2010, représentant 1684 km effectués au prix de 0,45 € le km, soit la somme totale de 764,60 €.

Il justifie par les attestations établies par les clients visités, 1206 km sur les 1684 km réclamés.

L’employeur ne conteste ni le nombre de km effectués pour chaque visite de client, ni le montant de l’indemnité kilométrique utilisé, mais le fait que le salarié comptait acheter du matériel pour son compte personnel.

Le salarié justifiant des déplacements professionnels à hauteur de 1206 km, il y a lieu de condamner l’employeur à lui verser la somme de 542,70 € au titre de frais professionnels exposés durant le mois de novembre 2010.

Il convient, en conséquence, d’infirmer le jugement entrepris, sur ce point.

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DAVIDSON
Frais professionnels

Absence de frais professionnels sur l’ordre de mission chez DAVIDSON

Consultant confirmé chez DAVIDSON

Le consultant a refusé la remise en main propre d’un ordre de mission par lequel il était chargé d’intervenir pendant une durée de dix mois sur un site exploité par la société ERICSSON à CESSON-SÉVIGNÉ (Ille-et-Vilaine) ;

  • La Cour d’appel constate que l’ordre de mission présenté par DAVIDSON RHONE-ALPES au salarié ne mentionnait nullement la prise en charge par l’employeur des frais de déplacement entre ANNECY et RENNES, et que ce n’est que l’ordre de mission complété qui lui a été adressé avec l’avertissement qui prévoit la prise en charge desdits frais par l’employeur;
  • Que vainement la société intimée fait-elle plaider que cette prise en charge allait de soi qu’en effet, compte tenu de l’acrimonie sans cesse manifestée à son encontre par l’employeur, le salarié était pleinement fondé à exiger que les conditions de sa mission fussent précisées avec la plus complète exactitude ;
  • Dès lors, le refus du salarié de recevoir en main propre un ordre de mission qui ne comportait aucune prise en charge de ses frais de déplacement était tout à fait justifié ;
  • Que l’avertissement du 05 mai 2010 sera en conséquence annulé

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SPIE DEN
Frais professionnels

Frais professionnels, indemnités de grand déplacement chez SPIE DEN

Frais professionnels, indemnité de déplacement et clause de mobilité nulle

Il résulte du procès-verbal d’accord de négociation annuelle obligatoire 2010 que l’ouvrier en situation de grand déplacement a droit à des indemnités dont les montants sont différents pour les jours travaillés : 67,50 €/jour et les jours de repos (hors détente) : 64 € /jour de repos et que le montant de l’indemnité kilométrique est revalorisée à 0,26 centimes du km.

Le calcul retenu par le conseil des prud’hommes sur la base des seuls jours travaillés ayant servi de base à la condamnation de l’employeur au paiement de la somme de 11.183,00 € est par conséquent erroné.

La demande présentée par le salarié à hauteur de 51.178,99 €, calculée conformément aux textes ci-dessus rappelés applicables en l’espèce, doit être accueillie comme bien fondée.

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CGBI SA
Frais professionnels

Frais professionnels, retard de paiement chez CGBI SA

Analyste programmeur chez CGBI SA :

Le salariée de CGBI SA a démissionné et a saisi les prud’hommes pour requalifier sa démission en prise d’acte, elle invoque un retard dans le paiement des salaires et dans le remboursement de ses frais de déplacement justifiant l’imputabilité de la rupture aux torts de l’employeur ;

L’employeur a manqué à ses obligations essentielles du contrat de travail, à savoir défaut de paiement des salaires et accessoires, et lesdits manquements suffisamment graves justifient la prise d’acte de la rupture du contrat de travail par la salariée aux torts de l’employeur cette prise d’acte s’analysant en un licenciement sans cause réelle et sérieuse ;

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Cisco Video Technologies France
Frais professionnels

Frais professionnels, prime de grand déplacement chez Cisco Video Technologies France

L’explication de la Société Cisco Video Technologies France selon laquelle ce sont pour des raisons d’optimisation sociale et fiscale (la cour ne peut que noter qu’il s’agit d’un détournement de la loi mais ce n’est pas l’objet de la discussion ici), que les bonus ont été versés sous forme d’indemnités d’expatriation.

La Société Cisco Video Technologies France ne peut, en revanche, soutenir que le système de ‘prime de grand déplacement’ mis en place (voir la note de 2006 mentionnée plus haut) constitue en réalité un système permettant de régler en intégralité le bonus dû à l’un de ses salariés, sous une forme déguisée par souci de ‘optimisation’.

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COMPETENCE SARL
Frais professionnels

Frais professionnels chez COMPETENCE SARL

Technicien du bureau d’études chez COMPETENCE SARL

Le contrat de travail   stipule que:

« Le salarié utilisera son véhicule personnel. Le salarié établira chaque semaine une liste chiffrée détaillée de ses déplacements qui servira de base de remboursement de ses frais de transport, sur la base du barème fiscal des indemnités kilométriques. Il bénéficiera en outre d’une indemnité de panier calculée selon les barèmes légaux pour chaque journée de travail passé sur les chantiers. Le salarié sera remboursé de ses frais de grands déplacements raisonnablement engagés sur présentation de justificatifs dans la limite des barèmes d’exonération des cotisations sociales. Les notes de repas générés par les invitations de clients seront remboursées sur justificatifs portant au dos le nom du client. Il établira chaque fin de mois une fiche mensuelle précisant le lieu et la raison de chaque grand déplacement et y joindra les justificatifs. ».

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Avocat droit du travail

Message aux salariés qui rencontrent des difficultés pour le remboursement des frais professionnels

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ATTENTION : Le choix d’un avocat ne doit pas se faire à la légère, vous devriez lire notre article à ce propos avant de vous engager :

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